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HSF - Assistant opérationnel MOA h/f - AMO003

Libellé HSF - Assistant opérationnel MOA h/f
Lieu Paris 13ème
Ref AMO003
Description du poste Filiale de la RIVP, hsf est une Entreprise sociale pour l'habitat (ESH – SA d'HLM), dont la mission est de produire, de gérer et d'entretenir des logements principalement sociaux situés à Paris et dans les communes limitrophes. La société gère environ 5000 logements et équivalents et compte environ 62 salariés (31 administratifs et 31 gardiens), et investit fortement dans la rénovation de son parc et son développement.

Hsf recherche un Assistant opérationnel en maîtrise d'ouvrage h/f en CDI à temps plein, poste basé à Paris 13ème et à pourvoir dès que possible.


Rattaché à la Directrice de la maîtrise d'ouvrage, l'Assistant opérationnel h/f assure un appui dans toutes les tâches matérielles d'organisation des projets de maîtrise d'ouvrage, auprès des Chargés d'opérations et de la Directrice de la maitrise d'ouvrage. Il/elle
dispose des attributions suivantes :

1/ La gestion et le suivi administratif des opérations et contrats

  • Assurer la gestion administrative des consultations et des appels d'offres (préparation des pièces, publicité, notifications des entreprises…) ; 
  • Assurer la préparation et le reporting des CAO ; 
  • Assurer le suivi administratif et juridique des marchés :
    • Élaboration des ordres de services, des bons de commandes ;
    • Élaboration des avenants ;
    • Élaboration des PV de réception et de levée des réserves ;
    • Suivi des cautions bancaires et assurances ;
    • Suivi et pré-validation des dossiers d'agrément de sous-traitants… ;
  • Assurer le suivi des actes fonciers, des demandes d'urbanisme et des éventuels contentieux ;
  • Assurer le suivi des mises en exploitation de logements ou locaux neufs (planning, création de patrimoine, grilles de réservation, participation aux visites de réception et aux visites des prestataires pour les rattachements de contrats) ; 
  • Classer et archiver l'ensemble des documents papiers et informatiques relatifs aux opérations ;
  • Tenir à jour le registre des archives et assurer leur rapatriement en cas de besoin.

 

2/ La gestion financière des opérations

  • Préparer les conventions APL et les conventions de réservations, assurer les échanges avec les services de la Ville ;
  • Saisir et assurer le suivi de la validation des factures et des règlements, notamment sous le progiciel informatique ; 
  • Participer au suivi de la consommation des budgets d'opérations ;
  • Réaliser le montage et le suivi des dossiers pour l'obtention des Certificats d'Economie d'Energie, en lien avec le partenaire désigné. Assurer l'interface avec les différents intervenants pour récupérer les éléments nécessaires.

 
3/ Le support opérationnel 

  • Assurer les démarches nécessaires pour les référés préventifs (recherche des avoisinants, échanges avec l'avocat et les autres intervenants, participation aux visites de l'expert…) ;
  • Assister les chargés d'opérations pour les états des lieux et les diagnostics en phases études ou démarrage travaux (planification, organisation des rendez-vous, information des locataires, visites en présence de la maitrise d'oeuvre ou tout autre prestataire) ;
  • Assurer l'organisation des réunions locataires ou réunions publiques riverains (recherches de salle, location de matériel, invitations) ;
  • Assister les chargés d'opérations à la rédaction / mise en page des supports de présentation ;
  • Assurer l'organisation des évènements particuliers tels qu'inauguration, concours ou présentation de logements témoins : recherche de salle, location de matériel, commandes traiteurs, invitation et suivi des échanges avec les partenaires… ;
  • Assurer le suivi et le pilotage des opérations du plan de travaux de la direction de la gérance : assurer l'interface avec la direction de la gérance et notamment les responsables techniques de secteur pour recueillir les besoins, mettre en validation les dossiers, suivre la création des opérations et leur planification. Assurer l'interface avec les chargés d'opérations ou la DMO pour les validations techniques ;
  • Assurer en lien avec la direction de la gérance, le suivi de l'avancement des travaux et la clôture des opérations ;
  • Participer aux enquêtes sociales dans le cadre des opérations avec relogements (transmission des documents, recueil des informations locataires, dépouillement des données…) ;
  • Participer à la création ou à l'évolution des procédures existantes en fonction des besoins (Gesprojet, CEE, e-attestation, GED…).


Les fonctions énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent faire l'objet d'évolutions.

Profil Formation
Bac ou Bac +2/3 orienté autour de l'assistanat, des métiers de l'immobilier ou du bâtiment.


Expérience
En l'absence de diplôme spécifique, expérience de 3 ans au minimum sur des fonctions similaires.

En cas de jeune diplômé Bac+2/3, débutant accepté, une expérience en matière de maîtrise d'ouvrage de logement social serait un atout supplémentaire.


Savoirs et savoirs faire

Maîtrise des outils bureautiques,

Maîtrise de l'outil Gesprojet serait un atout supplémentaire,
Qualités rédactionnelles,

Connaissances de base du secteur du logement social et des opérations de maîtrise d'ouvrage,

Connaissance du Code de la Commande Publique applicable aux pouvoirs adjudicateurs.

Savoir être
Autonomie, sens de l'anticipation et de l'organisation,

Rigueur,

Bon relationnel,

Dynamisme.