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Assistant administratif H/F - AAC2901

Intitulé Assistant administratif H/F
Lieu Paris
Ref AAC2901
Description du poste

Dans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité, la RIVP recherche un assistant administratif H/F pour une durée de 6 mois.

Missions générales du poste :

Afin de faciliter le déplacement physique de dossiers « client » des directions territoriales ver le Siège social, la mission consiste à :

  1. Réaliser le tri et l'archivage de 2300 dossiers physiques papier afin de réduire le nombre d'armoires nécessaires pour les stocker.
  2. Codifier les 5000 fichiers numériques déjà existants sous format PDF (baux, cessions, avenants), pour permettre leur intégration dans la GED de l'entreprise.

 

Tâches exercées dans le cadre de la mission :

  1. Tri des dossiers physiques papier en séparant les documents à conserver de ceux à détruire
  2. Création de dossiers physiques locataires : pochettes et étiquettes
  3. Archivage
  4. Codification de chaque document à confier à un prestataire pour sa numérisation
  5. Numérisation (scan) ponctuelle de documents
  6. Modification de la codification de fichiers numériques (sous format PDF)

 

Ces tâches seront effectuées en lien et sous le contrôle des gestionnaires de commerce.

Le poste sera basé successivement dans les 3 directions territoriales (13ème / 12ème / 17ème).

 

Objectifs du poste :

  1. Assurer un tri qualitatif et efficace pour diminuer le volume des dossiers physiques papier
  2. Permettre un intégration fluide des documents numérisés dans la GED.
  
Profil

Niveau d'études requis : Bac+2

Expérience souhaitée dans l'archivage, le classement et la numérisation.

La maîtrise d'Excel est obligatoire. Savoir numériser des documents.

Qualités requises : rigueur et implication, organisation, efficace et dynamique. Bon relationnel.